15 Nov

Пощенските гълъби на 21- ви век. E-mail

[sg_popup id=1] Пощенските гълъби на 21- ви век.   E-mailНай-често срещания проблем при телефонните разговори за достигане до правилния човек е проблемът- “Изпратете мейл”. Този e-mail може никога да не бъде прочетен от човека, до който сте го адресирали. В повечето случаи се дават електронни пощи, които са общи за фирмата.

Има няколко начина за справяне с този проблем. Може да кажете, че предмета на разговора Ви е несъвместим с комуникацията по имейл. Доста често това звучи неубедително и Ви вкарва в играта на котка и мишка със секретарката и тя като човек, който вижда, че идеята на отсрещната страна е да я “метне” по какъвто и да е начин се дърпа до последно. Аз лично не препоръчвам този метод, често употребяван от хората, които сега стъпват в професията Sales Representative.

Съгласете се да изпратите e-mail- няма да изгубите нищо от това. Даже вие предложете първо да изпратите имейл на човека, с който искате да осъществите контакт. Направете това като съвсем маловажна част от разговора по телефон. Трябва да стане ясно, че това съвсем не изчерпва комуникацията между вашите две страни. Попитайте към кого да бъде адресиран този мейл. Ако секретарката не иска да Ви каже попитайте с леко изнервен тон поне към кой отдел да го насочите. Дръжте се на дистанция в моментите като този, когато рискувате да се превърнете в отворена книга с ясна мисия за секретарката, покажете, че се интересувате от нормални неща и човека, който трябва да се почувства неудобно е тя, а не Вие. След като се договорите да изпратите мейла потърсете ако трябва настойчиво сметка за това кога ще бъде разгледано писмото и кога ще получите мнение за него. Подчертайте с поведението си в телефонния разговор, че Ви правите компромис с моментното в определена степен преустановяване на диалога, изпращайки мейл и се нуждаете от нещо в замяна. Това нещо е някакъв срок, в който подчертавам- Вие да се обадите и да разберете кой е разгледал писмото Ви и какво е мнението му за него.

Искам да отбележа, че всичко казано дотук и след този момент в реалния разговор по телефон се осъществява за няколко минути и съвсем не е задължително да се използва на 100%, а само в конкретните описани случай за постигане на главната цел. За качественото прилагане на описаните подходи е необходимо време и практика, защото те са неефективни ако се използват наизустено и без чувство за ситуацията. Тези методи, използвани като наръчник няма да дават ефекта, които биха могли да имат ако се използват като естествено придобита култура на разговор по телефона.

Други често срещани мотиви за отказа са: “Нямаме човек, който се занимава с това за което питате” или “Човека, които търсите го няма и аз не зная кога ще се върне. Ще му предам и той ще Ви се обади”. В първия случаи изходете от невъзможността да няма човек, който да се занимава с жизнено важен за фирмата продукт, и че дори той да не заема формално длъжността “продуктов мениджър” например съществува и просто в съответната фирма се нарича по друг начин. По втория въпрос съм имал много фрапантни случай в работата си, като например: Не съм оставил никакви координати и въпреки всичко те ще ме потърсят, не съм казал за какво се обаждам и те ще се поинтересуват ако има нужда и т.н. Не е задължително случаите, на който ще попаднете да са толкова фрапантни, но всички имат нещо общо – алогизма.

Никога, никога ама никога когато става въпрос за разговор по телефона не отстъпвайте инициативата освен в редките случай, в който сте абсолютно убедени, че ще Ви потърсят … дори тогава не го правете! Кажете, че ако е необходимо, Вие регулярно ще се обаждате и ще се опитате да се свържете, защото това ще е много полезно за отсрещната страна и Вие като професионалист сте длъжен да сте в полза. Ако имате възможност да попитате кога ще се върне дадения човек, направете го. Попитайте дали няма някой, който да го замества ако нещото, за което го търс
ите е спешно. Дори да бъдете помолени да оставите координатите си за да бъдете потърсени когато човекът се върне кажете, че искате да се обадите за всеки случай след месец, защото според вас е нормално толкова заети хора да забравят за ангажимент в такава фаза на развитие.

Докато не получите това което искате от разговорите по телефона не изпускайте инициативата. Разговорите по телефона са нещо което е твърде неангажиращо и нарядко със затварянето на телефонната слушалка те прекъсват както в чисто физически така и в мисловен аспект. Това е причината те за мен да са само инструмент за постигане на главната ми цел. След като по един или друг начин сте успели да се свържете с човека, с който искате да говорите започва същинската част на разговора по телефона.